Gdzie wyrzucać dokumenty i jak pozbyć się papierów w firmie ?

Jak utylizować dokumenty?

Prowadzenie firmy niesie za sobą szereg obowiązków. Dotyczą one nie tylko kwestii związanych z zarządzaniem, ale także tych bardziej przyziemnych. W jakiejś części sprowadzają się one także do tematyki odpadowej.

I choć już nieraz omawialiśmy to zagadnienie to jeszcze nigdy nie poruszyliśmy tematu związanego z tym gdzie wyrzucać dokumenty. I choć era rozwiązań cyfrowych sprawia, że śmieci z papieru jest coraz mniej to nadal zabierają one miejsce w naszych przedsiębiorstwach. Od czasu do czasu trzeba się ich pozbyć. Niestety nie jest to wcale takie proste. Z dniem 25.05.2010 r. weszły w życie przepisy związane z RODO. W dużym skrócie ich założeniem jest taka utylizacja dokumentów, aby niemożliwy był ich odczyt. Aby uniknąć problemów warto na tą okoliczność wypracować odpowiednie procedury. Włączyć w nie będzie można przede wszystkim:

Gdzie wyrzucać dokumenty ? Jak pozbyć się kłopotliwych papierów ?

Zakup odpowiednich niszczarek – z odpowiedzią na pytanie gdzie wyrzucać dokumenty spieszą nam dostawcy sprzętu biurowego. Dobra niszczarka to podstawa do tego, aby spać spokojnie i nie martwic się o niekontrolowany wyciek danych. Po przepuszczeniu przez nią naszych dokumentów możemy je spokojnie wyrzucić do niebieskiego pojemnika na papier. Pamiętajmy o tym, że nie warto oszczędzać na tego typu urządzeniach. Jeśli niszczarka jest w stanie na raz „przemielić” jedynie kilka kartek to proces utylizacji będzie przysłowiową „kulą u nogi”.
Zatrudnienie podmiotu zewnętrznego – wiele osób, które prowadzą firmę nie jest do końca przekonanych o skuteczności swoich metod. Wolą one dodatkowo się zabezpieczyć i gdy mają dylemat, gdzie wyrzucać dokumenty to poszukują w tym celu podmiotu zewnętrznego. Na rynku istnieje sporo firm, które trudnią się niszczeniem dokumentów. Za swoje usługi pobierają one opłaty więc siłą rzeczy będziecie mieć Państwo jasny dowód na to co się stało z Waszymi papierami. Najlepiej zlecić to podmiotowi, który zrobi to podług normy P4.
Wynajęcie płatnego archiwum – przechowywanie dokumentów i akt to usługa, która już od jakiegoś czasu cieszy się dużym zainteresowaniem wśród osób prowadzących biznes. W końcu zamiast przenosić się do większego lokalu, lepiej to co jest mniej potrzebne przetrzymać w specjalnie do tego celu przygotowanych pomieszczeniach. Na życzenie mogą być one Państwu udostępnione w formie tradycyjnej, dowiezione pod wskazany adres lub też przesłane za pośrednictwem faksu lub maila. Aby jednak skorzystać z tego typu udogodnień trzeba za nie dość sporo zapłacić.